POLÍTICA DE PRIVACIDAD

Conforme al Reglamento (UE) 2016/679, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales (en adelante “RGPD”) y la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (en adelante “LOPDGDD”), IFEMA MADRID pone a su disposición la presente Política de Privacidad con el fin de informarle de manera detallada sobre los tratamientos que la Institución realiza respecto a sus Datos Personales.

Esta Política de Privacidad resulta aplicable al tratamiento de los Datos Personales que Usted proporcione a IFEMA MADRID por cualquier medio, ya sea a través del Sitio Web (www.ifema.es), cuando contrate un servicio con la Institución como Expositor de una Feria o cuando acceda al recinto ferial como Visitante de una feria, entre otros casos.

Debe leer la información sobre protección de datos que se presenta a continuación, relativa al uso y finalidad de los datos facilitados, así como del procedimiento de ejercicio y atención de sus derechos reconocidos por la materia de protección de datos de carácter personal.

1. Responsable del tratamiento de sus datos personales

El responsable del tratamiento es quien decide qué datos personales se tratan y para qué fines. A continuación, puede encontrar los datos de contacto del responsable de los tratamientos efectuados:

o INSTITUCIÓN FERIAL DE MADRID (IFEMA MADRID) - Q/2873018B

o Dirección: Avenida del Partenón núm. 5, CP - 28042, Madrid (España)

o Correo electrónico: lineaifema@ifema.es

Este Sitio Web ofrece la posibilidad de inscribirse como Expositor, pre-registrarse en ferias y eventos como Visitante, contratar servicios, asistir a eventos, solicitar información, participar en actividades, etc., para lo cual el Usuario deberá cumplimentar los cuestionarios facilitados indicando los datos necesarios para la gestión del mismo. La inscripción por esta vía puede requerir la comunicación por parte del Usuario de datos personales para la efectividad de la misma. Además, le informamos que, aunque la cumplimentación de los formularios es voluntaria, en ocasiones puede ser necesaria para inscribirse en ciertos eventos o actividades.

IFEMA MADRID está comprometida con la seguridad de los datos de sus usuarios. Cuando le pedimos rellenar los campos de información personal con la que usted pueda ser identificado, lo hacemos asegurando que sólo se empleará de acuerdo con los términos de esta Política de Privacidad y en relación con los fines para los que los datos son recabados. No obstante, IFEMA MADRID se reserva el derecho a actualizar esta Política de Privacidad en caso de considerarlo necesario.

2. Delegado de Protección de Datos (DPD).

IFEMA MADRID cuenta con un Delegado de Protección de Datos (DPD), el cual se encarga de que la Institución cumpla con las exigencias legales en materia de protección de datos, así como responder a los ejercicios de derechos por parte de los interesados y resolver cualquier tipo de consulta en la materia. Los datos de contacto del DPD son:

o PONS CONSULTORES DE PROPIEDAD INDUSTRIAL, S.A.

o Glorieta Rubén Darío núm. 4, CP – 28010, Madrid (España)

Cualquier Usuario e interesado puede contactar con el DPD a través de la dirección de correo electrónico: protecciondedatos@ifema.es.

3. Información personal que se recoge y trata

Nuestro Sitio Web podrá recoger datos e información de carácter personal, por ejemplo: nombre y apellidos, e información de contacto como su domicilio o su correo electrónico.

o Datos identificativos: nombre y apellidos, número de DNI, edad (en algunos casos).

o Datos de contacto: dirección postal, correo electrónico, número de teléfono (fijo o móvil).

o Datos contractuales: datos relacionados con operaciones contractuales con el fin de gestionar los productos y servicios adquiridos.

o Datos navegación: dirección IP, dominio a través del cual accede al Sitio Web y actividad en el Sitio Web, hábitos de navegación, identificación del dispositivo, tipo de navegador e información sobre sus intereses, preferencias y necesidades.

En el caso de que exista una relación contractual o el motivo de la relación sea gestionar la inscripción del Usuario en un certamen o evento, resulta necesario que nos proporcione sus datos personales, puesto que, de lo contrario, no podríamos cumplir con las obligaciones derivadas del servicio ni otras responsabilidades legales a las que IFEMA MADRID está sujeta.

Asimismo, el Usuario podrá revocar su consentimiento en cualquier momento cuando se trate del envío de comunicaciones a través de correo electrónico o medios equivalentes (por ejemplo, mensajes cortos de texto -SMS-, mensajería instantánea o por vía telefónica) mediante los que informaremos sobre actividades, certámenes o eventos de IFEMA MADRID, nuestros patrocinadores y otras terceras empresas vinculadas a esos eventos y actividades.

4. Finalidad y legitimación para el tratamiento de sus datos personales y conservación de los mismos

La finalidad del tratamiento responde a la pregunta para qué va a utilizar el responsable del tratamiento los datos personales y la legitimación informa sobre la base legal que permite que el tratamiento de sus datos sea lícito y conforme a la normativa de protección de datos.

Respecto a la conservación de sus datos, IFEMA MADRID establece determinados plazos durante los que resulta necesario, y en ocasiones obligatorio, conservarlos antes de proceder a su supresión.

En este sentido, IFEMA MADRID trata los datos recabados con las siguientes finalidades y durante los siguientes periodos temporales:

4.1. Inscripción para asistir a una Feria, certamen, evento o actividad organizada por IFEMA MADRID como visitante profesional o público

IFEMA MADRID necesita gestionar sus datos personales con el fin de permitirle el acceso a la Feria, certamen o evento de su elección.

La base jurídica que permite a IFEMA MADRID tratar los datos proporcionados es el consentimiento del visitante, así como la prestación de un servicio.

IFEMA MADRID conservará los datos facilitados mientras no sea retirado el consentimiento por parte del interesado y, con posterioridad a ello, para fines meramente estadísticos.

Asimismo, informamos que en algunas ferias concretas IFEMA MADRID puede actuar como co-organizador junto con otra entidad. En estos casos la responsabilidad de los datos personales que se recojan puede ser compartida, si bien esto siempre será informado al interesado con anterioridad a recoger sus datos.

4.2. Participar en una feria o certamen como Expositor

IFEMA MADRID necesita tratar los datos personales de los Expositores con el fin de gestionar la relación contractual con los Expositores de la Feria, certamen o evento correspondiente.

La base jurídica que permite tratar los datos proporcionados es la existencia de relación contractual entre IFEMA MADRID y el Expositor.

IFEMA MADRID conservará los datos facilitados durante el tiempo necesario para dar cumplimiento a la relación contractual y, en cualquier caso, durante los plazos de prescripción exigidos por la legislación vigente. Los datos serán eliminados posteriormente con carácter general, excepto si fuera necesario conservarlos para dar cumplimiento a alguna disposición legal o requerimiento administrativo y/o judicial. Solamente en caso de consentimiento expreso por parte del expositor, los datos podrán ser conservados por un periodo de tiempo superior al establecido legalmente.

En cualquier caso, se deberá estar a las condiciones concretas de contratación.

4.3. Ferias Virtuales

IFEMA MADRID tratará los datos personales de los Expositores y Visitantes para gestionar y permitir el acceso a las ferias virtuales o semi-presenciales para las que se hayan registrado. La base jurídica que permite a IFEMA MADRID tratar los datos proporcionados es la ejecución de la relación contractual, así como el consentimiento del interesado en caso de ferias presenciales con acceso opcional a contenidos virtuales.

IFEMA MADRID conservará los datos facilitados durante el tiempo necesario para dar cumplimiento a la relación contractual. Los datos serán bloqueados posteriormente con carácter general, excepto durante los plazos de prescripción de responsabilidades exigidos por la legislación vigente o por requerimiento administrativo y/o judicial. Asimismo, cuando la base jurídica sea el consentimiento, IFEMA MADRID conservará los datos mientras no sea retirado por parte del interesado.

En las ferias en las que IFEMA MADRID actúe como co-organizador junto con otra entidad, la responsabilidad de los datos personales recogidos será compartida, si bien esto siempre será informado al interesado con anterioridad a recoger sus datos. En cualquier caso, se deberá estar a las condiciones concretas de contratación.

4.4. Envío de newsletters y comunicaciones comerciales por correo electrónico o medios equivalentes

Si nos ha otorgado su consentimiento expreso, IFEMA MADRID le enviará periódicamente newsletters y comunicaciones publicitarias por correo electrónico o medios equivalentes en los que se le informará sobre certámenes, actividades, eventos, ofertas especiales, nuevos productos y otra información vinculada a los servicios de IFEMA MADRID. En cuanto a medios equivalentes nos referimos al uso de mensajes de texto corto (SMS), sistemas de mensajería instantánea, así como contacto por vía telefónica. Estas comunicaciones comerciales podrán incorporar contenido publicitario sobre actividades, eventos y servicios de IFEMA MADRID o de terceros, que podrán ser patrocinadores, expositores, colaboradores o terceras empresas que contraten los servicios de publicidad digital de IFEMA MADRID, todas ellas relacionadas con las ferias, actividades y eventos que se organizan en IFEMA MADRID. En ningún caso se realizarán cesiones de sus datos a estas terceras empresas, a patrocinadores, expositores o visitantes, sino que las comunicaciones comerciales y su eventual contenido publicitario se remitirán siempre por IFEMA MADRID.

Los patrocinadores son compañías con las que IFEMA MADRID ha llegado a un acuerdo de colaboración mediante el que se pretende trabajar conjuntamente por la promoción de la Institución o de una feria, evento o producto determinado. Así, gracias a estos acuerdos de patrocinio IFEMA MADRID incorpora en sus elementos de comunicación del evento o feria patrocinada contenido del patrocinador, especialmente si dicho contenido traslada beneficios para los clientes de IFEMA MADRID. Se puede encontrar una relación de nuestros patrocinadores tanto en la web institucional de IFEMA MADRID como en las páginas web de nuestros certámenes donde, respectivamente, se relacionan y actualizan los patrocinios en curso.

Estos correos electrónicos o mensajes se enviarán a la dirección que usted nos haya proporcionado al darnos su consentimiento para realizar dicho envío y podrá retirarlo en cualquier momento y de manera gratuita.

La legitimación para el tratamiento de sus datos personales viene dada por su consentimiento expreso para que IFEMA MADRID proceda a dicho envío.

4.5. Mostrar publicidad personalizada en el entorno online

IFEMA MADRID podrá mostrar al interesado información sobre eventos, actividades, novedades e información personalizada adaptada a su perfil, intereses y necesidades, mediante las siguientes plataformas digitales: Google, LLC, Facebook, Inc. y empresas asociadas, Twitter, Inc., así como LinkedIn y Bing (Microsoft Corporations). En todos los casos se utilizarán sistemas de seudonimización basados en el uso de tecnología hash.

El envío de esta información supondrá la elaboración de perfiles de los usuarios por parte de estas plataformas digitales y que consiste en utilizar algunos datos de los clientes de IFEMA MADRID de nivel básico, así como la información de navegación para evaluar ciertos aspectos relacionados con sus preferencias personales, con el objetivo de ofrecerle información comercial adecuada a su perfil.

En estos casos, la legitimación se basa en el interés legítimo de IFEMA MADRID. Los datos personales proporcionados para mostrar la publicidad personalizada se conservarán mientras exista este interés legítimo y se tratará de mantener los listados de clientes actualizados a pesar de la amplia cantidad de datos a tratar. Asimismo, recordar que cada cliente y visitante de la web de IFEMA MADRID podrá configurar personalmente sus consentimientos en cada una de las webs de las terceras compañías respecto a este tipo de publicidad personalizada.

4.6. Participar en sorteos y concursos

IFEMA MADRID tratará sus datos personales con el fin de gestionar el sorteo o concurso en el que se haya inscrito libremente.

La base jurídica que permite a IFEMA MADRID tratar los datos proporcionados es el consentimiento del interesado.

IFEMA MADRID conservará los datos facilitados durante el tiempo necesario en relación con los fines para los que fueron recogidos, siempre y cuando no se solicite su supresión con anterioridad y, en cualquier caso, durante los plazos de prescripción exigidos por la legislación vigente. Los datos se conservarán conforme a lo establecido en las condiciones o las bases legales de cada concurso que autorizó y, en todo caso, se suprimirán o modificarán a su solicitud mediante del procedimiento de ejercicio de derechos que se explica abajo.

Asimismo, informamos que en algunos concursos y sorteos IFEMA MADRID puede actuar como co-organizador junto con otra entidad. En estos casos la responsabilidad de los datos personales que se recojan puede ser compartida, si bien esto siempre será informado al interesado con anterioridad a recoger sus datos.

4.7. Venta de entradas de público (eventos internos y de terceros)

IFEMA MADRID tratará sus datos personales con el fin de gestionar la venta de las entradas de público, así como para permitirle el acceso a la Feria, certamen o evento de su elección.

La base jurídica que permite a IFEMA MADRID tratar los datos proporcionados es el consentimiento del visitante, así como la prestación de un servicio.

IFEMA MADRID conservará los datos facilitados conforme a las condiciones de la venta de entradas. En caso de que nos haya dado consentimiento expreso para conservar sus datos durante un periodo de tiempo superior, IFEMA MADRID los conservará mientras no sea retirado el consentimiento por parte del interesado mediante del procedimiento de ejercicio de derechos que se explica abajo.

4.8. Posibles Expositores y Visitantes. Datos de contacto de individuos

IFEMA MADRID trata datos personales de posibles Expositores y Visitante de Ferias con el fin de gestionar las relaciones comerciales con estas personas por estar interesados en participar en ferias de IFEMA MADRID en el futuro.

La base jurídica que permite a IFEMA MADRID tratar los datos proporcionados es el consentimiento del interesado, la ejecución de prestaciones pre-contractuales y el interés legítimo de localización y contacto a un profesional.

IFEMA MADRID conservará los datos de contacto facilitados durante el tiempo que resulten necesarios para guardar una relación pre-contractual con usted. Posteriormente serán después eliminados, con carácter general, excepto si fuera necesario conservarlos para dar cumplimiento a alguna disposición legal o requerimiento administrativo y/o judicial. En caso de que usted nos haya dado consentimiento expreso para conservar sus datos durante un periodo de tiempo superior, IFEMA MADRID los conservará mientras no sea retirado el consentimiento por parte del interesado mediante del procedimiento de ejercicio de derechos que se explica abajo.

4.9. Servicio “Punto de Encuentro”

IFEMA MADRID trata datos personales de las personas que voluntariamente decidan utilizar el servicio “Punto de Encuentro”, destinado a poner en contacto Expositores y Visitantes profesionales.

La base jurídica que permite a IFEMA MADRID tratar los datos proporcionados es el consentimiento del interesado.

Los datos personales proporcionados se conservarán mientras usted no retire su consentimiento respecto a este tratamiento, todo ello sin perjuicio de su derecho de supresión u oposición y, en cualquier caso, durante los plazos de prescripción exigidos por la legislación vigente. Puede consultar las condiciones detalladas del servicio en Zona de Expositores.

4.10. Servicio “B2B, Agenda de Reuniones”

IFEMA MADRID trata datos personales de las personas que voluntariamente decidan utilizar el servicio “B2B, Agenda de Reuniones”, destinado a poner en contacto Expositores y Visitantes profesionales.

La base jurídica que permite a IFEMA MADRID tratar los datos proporcionados es el consentimiento del interesado.

Los datos personales proporcionados se conservarán mientras usted no retire su consentimiento respecto a este tratamiento, todo ello sin perjuicio de su derecho de supresión u oposición y, en cualquier caso, durante los plazos de prescripción exigidos por la legislación vigente. Puede consultar las condiciones detalladas del servicio en Zona de Expositores.

4.11. Atención al cliente por vía telefónica

IFEMA MADRID trata datos personales de las personas que llaman al teléfono de “Atención al Cliente” con el fin de gestionar sus consultas y en su caso, informarle sobre certámenes, actividades, eventos, ofertas especiales, nuevos productos y otra información vinculada a los servicios de IFEMA MADRID y/o de sus patrocinadores y que consideramos relevante para usted o que pueda brindarle algún beneficio.

La base jurídica que permite a IFEMA MADRID tratar los datos proporcionados es el consentimiento del interesado, así como su interés legítimo.

IFEMA MADRID conservará los datos facilitados durante el tiempo estrictamente necesario en relación con los fines para los que fueron recogidos y, en cualquier caso, durante los plazos de prescripción exigidos por la legislación vigente. Los datos serán eliminados con posterioridad, excepto si fuera necesario conservarlos para dar cumplimiento a alguna disposición legal o requerimiento de una administración pública.

4.12. Servicio “Click to Call” y “Click to Chat”

IFEMA MADRID trata datos personales (número de teléfono y/o correo electrónico) de las personas que utilicen los servicios “Click to Call” y “Click to Chat” con el fin de informar al interesado sobre condiciones o aspectos de participación y/o asistencia a ferias y eventos organizados por IFEMA MADRID.

La base jurídica que permite a IFEMA MADRID tratar los datos proporcionados es el consentimiento del interesado.

Los datos personales proporcionados serán suprimidos una vez finalice la consulta que nos haya formulado.

4.13. Gestión de siniestros e incidencias ocurridos dentro del recinto ferial (incluye trabajadores de feria y visitantes)

IFEMA MADRID podría tratar ciertos datos personales (en ocasiones, sensibles) en caso de que, lamentablemente, ocurra un siniestro o incidente dentro del recinto ferial y la persona accidentada necesite cualquier tipo de asistencia médica.

En estos casos, la base jurídica que permite a IFEMA MADRID tratar los datos del accidentado es el interés legítimo del responsable con el objeto de proporcionar asistencia sanitaria y gestionar las consecuencias de la incidencia o siniestro.

En relación con lo anterior, se informa que IFEMA MADRID puede verse obligada a proporcionar ciertos datos e información a las compañías aseguradoras que correspondan con el fin de gestionar los efectos derivados del incidente y, en algunas ocasiones, es posible que IFEMA MADRID se vea obligada a informar a las autoridades competentes.

IFEMA MADRID conservará los datos facilitados durante el tiempo necesario en relación con los fines indicados y, en cualquier caso, durante los plazos de prescripción exigidos por la legislación vigente. Los datos serán suprimidos posteriormente, excepto si fuera necesario conservarlos para dar cumplimiento a alguna disposición legal o requerimiento administrativo y/o judicial.

4.14. Videovigilancia

IFEMA MADRID tratará datos personales de las personas que accedan al recinto (en concreto, su imagen) con el fin de garantizar la seguridad de personas, bienes e instalaciones.

La base jurídica que permite a IFEMA MADRID tratar los datos es su interés legítimo respecto a la seguridad del recinto, así como el de todas las personas que se encuentran en él.

IFEMA MADRID conservará las imágenes obtenidas mediante los sistemas de videovigilancia durante el plazo máximo de un (1) mes desde el momento en que fueron captadas. Pasado este plazo se procederá a su eliminación con carácter general, excepto si fuera necesario conservarlas para dar cumplimiento a alguna disposición legal, requerimiento administrativo y/o judicial o situación excepcional que legitime la conservación de las grabaciones por un periodo de tiempo superior al establecido legalmente.

4.15. Grabaciones de ambiente de eventos, ferias y actividades

Todo el recinto puede ser objeto de grabación por IFEMA MADRID, medios de comunicación y, en su caso, empresas patrocinadoras de los eventos que tienen lugar con el fin de obtener imágenes de ambiente de los mismos y de sus actividades. Además, se informa que estas imágenes también pueden usarse con fines promocionales y/o comerciales parte de IFEMA MADRID y del propio evento. En relación con los patrocinadores, podrá conocer más detalles en la página web de cada Evento o certamen.

Las imágenes captadas, que podrían incluir la voz y/o imagen de los asistentes, podrían ser tratadas y difundidas por diversos medios como sus respectivos sitios web, redes sociales o fan pages, e incluirlas como contenido en programas de TV o contenidos para aplicaciones de dispositivos (p.ej., smartphones, smartwatches, tabletas, gafas 3D).

IFEMA MADRID tratará las imágenes captadas, como responsable, para los fines indicados en virtud de su interés legítimo.

4.16. Grabación de sesiones en vídeo de entrevistas y eventos

En algunas ocasiones, IFEMA MADRID realiza entrevistas u organiza talleres y/o sesiones en las que las personas que participan pueden ser grabadas y por tanto algunos datos identificativos como son su imagen, voz o su nombre podrían ser tratados. La base jurídica que permite a IFEMA MADRID tratar los datos proporcionados será el consentimiento expreso del interesado. Los datos personales incorporados en estas imágenes tratarán con la finalidad que autorizó en su momento y se conservarán igualmente conforme a las condiciones autorizadas. En general pasarán a formar parte de la galería de imágenes de IFEMA MADRID como parte de su fondo histórico documental. No obstante, y en cualquier caso, usted podrá ejercitar sus derechos conforme al procedimiento que se explica abajo.

4.17. Sesiones, demos y Webinars

IFEMA MADRID tratará los datos personales de los participantes de las sesiones y de las reuniones de Comités con la finalidad de permitirles el acceso a los mismos; publicar las sesiones en las Redes Sociales (en concreto, el canal de YouTube, aunque en el futuro podrían ser otros); y enviar comunicaciones comerciales.

La base jurídica que permite a IFEMA MADRID tratar los datos proporcionados es el consentimiento expreso del interesado.

IFEMA MADRID conservará los datos personales facilitados durante el tiempo necesario para dar acceso a las sesiones y mientras se encuentren publicados en las Redes Sociales. Posteriormente, los datos serán bloqueados con carácter general, excepto durante los plazos de prescripción de responsabilidades exigidos por la legislación vigente o por requerimiento administrativo y/o judicial. Asimismo, en el caso del consentimiento para el envío de comunicaciones comerciales, IFEMA MADRID conservará los datos mientras éste no sea retirado por el interesado.

4.18. Proveedores

IFEMA MADRID necesita tratar los datos personales de sus proveedores con el fin de gestionar la relación contractual con ellos.

La base jurídica para el tratamiento reside en la existencia de relación contractual entre IFEMA MADRID y el proveedor correspondiente.

IFEMA MADRID conservará los datos facilitados durante el tiempo que dure la relación contractual entre las partes y, en cualquier caso, durante los plazos de prescripción exigidos por la legislación vigente. Posteriormente los datos serán eliminados, excepto si fuera necesario conservarlos para dar cumplimiento a alguna disposición legal o requerimiento de una administración pública.

4.19. Datos personales de licitadores

En el caso de IFEMA MADRID convoque licitaciones, la Institución trata datos personales de los empleados y personal de contacto de empresas que deciden participar en estas licitaciones. La finalidad del tratamiento es la gestión de la relación pre-contractual para determinar quién es la empresa ganadora del concurso y la que finalmente prestará un servicio a IFEMA MADRID.

La base jurídica que permite a IFEMA MADRID tratar estos datos es el consentimiento del interesado y la ejecución de prestaciones pre-contractuales.

Los datos personales proporcionados se conservarán durante el tiempo que dure la relación pre-contractual, todo ello sin perjuicio del derecho de supresión u oposición y, en cualquier caso, durante los plazos de prescripción exigidos por la legislación vigente. Si los datos dejan de ser necesarios para el cumplimiento de las finalidades para las que fueron recabados, serán eliminados con carácter general, excepto si fuera necesario conservarlos para dar cumplimiento a alguna disposición legal o requerimiento administrativo y/o judicial.

No obstante, en caso de que exista consentimiento expreso manifestado en el formulario de licitación por parte del licitador, sus datos se conservarán durante un periodo de tiempo más amplio con el fin de considerarle como posible proveedor de IFEMA MADRID en el sector correspondiente a su actividad profesional

Respecto a los datos personales vinculados a la empresa ganadora de la licitación, estos datos se conservarán durante el tiempo que dure la relación contractual con IFEMA MADRID, más los plazos de prescripción correspondientes conforme a la legislación vigente.

4.20. Curriculum Vitae (CV)

Si nos ha enviado su CV, aún no existe una relación contractual entre IFEMA MADRID y usted. Sin embargo, necesitamos los datos personales de los candidatos para poder valorar la experiencia profesional de cada uno y determinar si IFEMA MADRID ésta interesada en su perfil de cara a un puesto laboral, así como otros procesos que puedan surgir en el futuro.

La legitimación para el tratamiento es el consentimiento del interesado y el establecimiento de la relación precontractual.

En el caso de los datos personales contenidos en los CV, IFEMA MADRID tratará los datos estrictamente durante el periodo de selección de personal, salvo que nos sea autorizado expresamente un tratamiento más prolongado para sucesivos procesos de incorporación. Por tanto, atendiendo al principio de calidad, los datos personales de cualquier candidato no seleccionado serán conservados durante el plazo máximo de (2) dos años desde que finalizó el proceso de selección, siempre y cuando hayamos recibido consentimiento expreso para su conservación.

4.21. Medios de comunicación y prensa: acreditación y contactos

IFEMA MADRID tratará los datos personales de las personas vinculadas a medios de comunicación y prensa con el fin de gestionar su acceso a la Feria, certamen o evento sobre el que se vaya a cubrir la información, así como el contacto entre la Institución y estos medios.

La base jurídica que permite a IFEMA MADRID tratar los datos proporcionados es el consentimiento del interesado, el interés legítimo de IFEMA MADRID respecto a la seguridad del recinto, así como el interés legítimo de localización y contacto a un profesional.

IFEMA MADRID conservará los datos facilitados mientras no sea retirado el consentimiento por parte del interesado.

4.22. Gestión de visitas

IFEMA MADRID tratará los datos de las personas que accedan a sus instalaciones y oficinas.

La base jurídica que permite a IFEMA MADRID tratar los datos es el interés legítimo de IFEMA MADRID respecto al control de acceso y la seguridad del recinto.

IFEMA MADRID conservará los datos facilitados durante un plazo máximo de (1) un mes desde la visita, salvo requerimiento de una autoridad administrativa y/o judicial o interés legítimo para su conservación.

4.23. Elaboración de perfiles

Solo si nos ha otorgado su consentimiento expreso, IFEMA MADRID podrá elaborar perfiles de los usuarios que se inscriban a través de los formularios incluidos en nuestra web institucional, así como las webs vinculadas de certámenes y eventos de IFEMA MADRID y nuestras redes sociales con el fin de utilizarlos para remitir periódicamente newsletters o comunicaciones comerciales por correo electrónico sobre nuestros certámenes, actividades, eventos, ofertas especiales, nuevos productos y otra información vinculada a los servicios de IFEMA MADRID y que consideramos relevante para usted o que pueda brindarle algún beneficio. Estas comunicaciones se enviarán a la dirección que nos haya proporcionado al otorgarnos su consentimiento para realizar dichos envíos y podrá retirarlo en cualquier momento.

La legitimación para el tratamiento de sus datos personales viene dada por su consentimiento expreso.

Los datos personales proporcionados para la elaboración de perfiles y autorizados por el propio interesado se conservarán hasta que usted envíe una solicitud a IFEMA MADRID retirando su consentimiento respecto a este tratamiento, todo ello sin perjuicio de su derecho de supresión u oposición.

4.24. Canal Ético

La finalidad del Canal Ético es tramitar y resolver las correspondientes consultas y denuncias de los empleados, proveedores, expositores, patrocinadores, visitantes, otros clientes, así como otras personas que tuvieran relación con las ferias y eventos celebrados en IFEMA MADRID acerca de posibles incumplimientos o irregularidades de conformidad con lo establecido en el Código de conducta de IFEMA MADRID, sus normas corporativas y la normativa vigente. La legitimación para el tratamiento de sus datos reside en el interés público [art.6.1e) RGPD y art. 8.2 LOPDGDD].

No está prevista la cesión de datos de carácter personal a terceros, salvo que se considere que los hechos denunciados pudieran ser constitutivos de delito o infracción administrativa en cuyo caso se pondrá en conocimiento de la autoridad administrativa o judicial competente. No se realizarán transferencias internacionales de datos.

Los datos de quien formule la comunicación se conservarán en el Gestor de denuncias únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados. Los datos que sean objeto de tratamiento en el marco de las investigaciones serán suprimidos tan pronto como éstas hayan finalizado, salvo que de las medidas adoptadas se deriven procedimientos administrativos o judiciales.

En todo caso, transcurridos tres meses desde la recopilación de los datos, se procederá a su supresión del Gestor de denuncias, salvo si fuera necesario su conservación para continuar con la investigación y hasta el cierre de la misma, o para dejar evidencia del funcionamiento del modelo de prevención de la comisión de delitos en IFEMA MADRID. Las denuncias a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada.

Respecto al ejercicio de derechos, el interesado puede ejercitar sus derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, portabilidad de los datos, oposición y a no ser objeto de decisiones individualizadas automatizadas dirigiendo su solicitud mediante el envío de un correo electrónico a protecciondedatos@ifema.es, especificando qué derecho desea ejercitar. La empresa ETHICS CHANNEL S.L., que es la entidad encargada de administrar y gestionar el servicio de Canal Ético, como encargado de tratamiento, deberá tramitar y resolver, a petición expresa de IFEMA MADRID y dentro del plazo establecido, las solicitudes de ejercicio de los derechos en relación con los datos objeto del encargo.

4.25. Thinkids

Para la celebración del Campus Thinkids, IFEMA MADRID y Thinkids Project tratarán, como corresponsables del tratamiento, los datos personales de los menores participantes en la Feria, así como los de sus progenitores o tutores legales con la finalidad de gestionar la inscripción y la celebración del campamento.

La base jurídica que permite a IFEMA MADRID tratar esos datos personales es la ejecución de la relación contractual existente y, para el tratamiento de los datos de salud (alergias alimenticias y cuidados especiales del menor por padecer alguna enfermedad) además, el consentimiento expreso. Asimismo, se solicitará el consentimiento expreso para la publicación de fotografías en distintos medios digitales (comunicaciones de prensa, Redes Sociales o página web de IFEMA MADRID).

IFEMA MADRID conservará los datos personales durante el tiempo que dure la relación contractual, excepto que sea necesario conservarlos para dar cumplimiento a disposiciones legales o requerimientos administrativos y/o judiciales. Asimismo, en el caso de que se retire el consentimiento expreso para la publicación de fotografías donde se puedan identificar a los menores, éstas serán eliminadas o modificadas de modo que no se pueda identificar al menor.

En caso de que concurran nuevas finalidades, IFEMA MADRID recabará el consentimiento del interesado de forma previa, expresa y conforme a la forma legalmente exigida.

4.26. Registro de contactos debido a COVID-19

En cumplimiento de la Resolución de 29 de agosto de 2020, de la Dirección General de Salud Pública de la Comunidad de Madrid, por la que se determina el procedimiento para la realización por parte de la autoridad sanitaria de la evaluación del riesgo en los eventos multitudinarios, IFEMA MADRID debe recabar y tratar datos personales (nombre, apellidos, correo electrónico y/o teléfono) de las personas que asistan a los mismos. La recogida de tales datos requerirá el consentimiento del interesado y se deberán conservar durante el plazo de veintiocho días naturales desde la asistencia al recinto ferial con las debidas garantías y observando las exigencias derivadas de la normativa en materia de protección de datos de carácter personal y estarán a disposición, exclusivamente, de las autoridades sanitarias y con la única finalidad de realizar el seguimiento de posibles contactos de casos positivos, probables o posibles de COVID-19, siendo suprimidos finalizado el plazo citado.

La base jurídica que permite tratar estos datos personales es el cumplimiento de una obligación legal (artículo 6.1.c RGPD), así como el cumplimiento de una misión realizada en interés público o en el ejercicio de poderes públicos conferidos al responsable (artículo 6.1.e RGPD) para la cesión de dichos datos a las autoridades sanitarias. Los datos personales se podrán comunicar a las autoridades sanitarias en caso de que éstas lo requieran, así como por obligación legal y/o judicial. No se realizarán transferencias internacionales.

4.27 .-Vida Silver

IFEMA MADRID trata datos personales de las personas que voluntariamente decidan formar parte de “Vida Silver”, una comunidad destinada a mayores de 50 años. En ella se da la oportunidad de interactuar con otros usuarios participando en foros donde comentar todo tipo de temas, acceder a diverso contenido y se dan a conocer eventos y actividades destinadas a este colectivo, ya sean organizados por Ifema o de otras empresas de diversos sectores.

Los datos básicos que se necesitan para formar parte de Vida Silver son nombre, apellidos y correo electrónico. Una vez hecho el registro, cada usuario podrá completar su perfil con otros datos personales como país, fecha de nacimiento, imagen (se puede subir foto voluntariamente), lugar de residencia, intereses, capacidades y biografía. Cada usuario podrá decidir libremente qué información personal quiere completar dentro de su perfil y también decidir en todo momento si quiere mostrarla o no al resto de los miembros de la Comunidad. Esta plataforma permite conocer gente nueva con la que compartir intereses y contactar entre los propios miembros mediante mensajes si el usuario decide libremente activar esta funcionalidad.

Dentro de “Vida Silver Profesional” es posible que las personas y empresas que forman parte de la Comunidad den a conocer sus productos y servicios a través de la plataforma en las condiciones que se explican al registrarse y en el apartado “Normas de Uso de la Comunidad ”.

La base jurídica que permite a IFEMA MADRID tratar los datos proporcionados es el consentimiento del interesado. Los datos personales proporcionados se conservarán mientras no retire su consentimiento respecto a este tratamiento, todo ello sin perjuicio de su derecho de supresión u oposición y, en cualquier caso, durante los plazos de prescripción exigidos por la legislación vigente. Además, si no desea recibir las newsletters de Vida Silver, se podrá de dar baja en cualquier momento. Además, la plataforma tiene implementado un sistema de notificaciones push, funcionalidad que puede activarse y desactivarse libremente.

4.28 .-Requerimiento de pruebas diagnósticas de COVID-19

Con carácter excepcional y debido a la situación de pandemia, IFEMA MADRID establece la obligación de presentar uno de los siguientes documentos a las personas que asistan a las ferias que se celebren en enero y febrero de 2022:

- Ciudadanos de la Unión Europea: Certificado de vacunación vigente “Certificado Covid Digital de la UE”

- Ciudadanos de Terceros Países: Exigencia del mismo requisito que, en la fecha, España exija para acceder al País ( QR Spain Travel Health)

- Test negativo de antígenos realizado dentro de las 24 horas anteriores al acceso a la feria.

En concreto, se pedirá cumplir este requisito en las ferias FITUR, INTERGIFT, BISUTEX, MADRIDJOYA, MOMAD, INTERSICOP, SICUR, TECNOVA PISCINAS Y ARCOmadrid.

IFEMA MADRID únicamente solicitará el acceso visual a estos documentos para permitir el acceso al recinto, sin que éstos sean almacenados ni tratados por ningún sistema. La base legitimadora reside en el interés público esencial recogido en el artículo 6.1.e del RGPD y la necesidad de proteger los intereses vitales de las personas físicas que accedan al recinto ferial (artículo 6.1.d RGPD).

IFEMA MADRID se posiciona como responsable del tratamiento estableciendo para ello las medidas técnicas y organizativas óptimas para salvaguardar la privacidad y el derecho de protección de datos personales de todos los interesados. En cuanto al plazo de conservación de los datos recabados (en particular, los resultados de las pruebas de antígenos), será el mínimo imprescindible para permitir la entrada al recinto ferial, siendo posteriormente eliminados por el encargado del tratamiento al que se han encomendado la realización y recogida de dichas pruebas de antígenos. Los datos no serán transferidos internacionalmente ni comunicados a terceros, únicamente se podrán comunicar a las autoridades sanitarias en caso de que éstas lo requieran, así como por obligación legal y/o judicial.

IFEMA MADRID no tendrá en ningún momento acceso directo a estos datos, ya que la realización de los test y recogida de resultados se ha encomendado, como encargado de tratamiento, a una entidad sanitaria que ofrece plenas garantías técnicas y organizativas para prestar este servicio.

4.29.-Plataforma digital para la gestión integral de comunidades y eventos virtuales

IFEMA MADRID trata datos personales de las personas que voluntariamente decidan formar parte de su plataforma de Comunidades y Eventos virtuales. En el marco de estas comunidades se da la oportunidad de interactuar con otros usuarios -ya sea una comunidad o evento de IFEMA o de un Organizador externo -participando en sus foros, accediendo a los contenidos publicados por sus participantes (expositores, visitantes, ponentes, público en general dependiendo del formato) o participando en cualesquiera de las actividades creadas para el colectivo de que se trate.

Los datos básicos que se necesitan para formar parte de las Comunidades son nombre, apellidos y correo electrónico. Una vez hecho el registro, cada usuario podrá completar su perfil con otros datos personales como alias, teléfono, DNI, país, fecha de nacimiento, imagen (se puede subir foto voluntariamente), lugar de residencia e intereses. Cada usuario podrá decidir libremente qué información personal quiere completar dentro de su perfil y también decidir en todo momento si quiere mostrarla o no al resto de los miembros de la Comunidad. Inscribirse en estas plataformas permite conocer a personas con las que compartir intereses, así como contactar entre los propios miembros mediante mensajes si el usuario decide libremente activar esta funcionalidad.

Dentro de algunas Comunidades es posible que las personas y empresas que forman parte de éstas den a conocer sus productos y servicios a través de la plataforma en las condiciones que se explican en el apartado “Condiciones de Uso de la Plataforma de IFEMA MADRID ”.

La base jurídica que permite a IFEMA MADRID tratar los datos proporcionados es el consentimiento del interesado. Los datos personales proporcionados se conservarán mientras no retire su consentimiento respecto a este tratamiento, todo ello sin perjuicio de su derecho de supresión u oposición y, en cualquier caso, durante los plazos de prescripción exigidos por la legislación vigente. Si no desea recibir las newsletters de las Comunidades se podrá de dar baja en cualquier momento. Además, la plataforma tiene implementado un sistema de notificaciones push, funcionalidad que puede activarse y desactivarse libremente.

4.30.- Piloto geolocalización, mapa de calor y notificaciones push dentro del recinto

IFEMA MADRID ofrece a los visitantes y expositores que se encuentren el recinto la posibilidad de utilizar los sistemas de Wifi® gratuita. De esta manera y tras haber sido informados expresamente, los usuarios podrán consentir voluntariamente que IFEMA MADRID trate sus datos con la finalidad de que reciban mensajes promocionales a través de notificaciones push. Esta tecnología utiliza la geolocalización del usuario a través de su dispositivo móvil, de manera que los usuarios podrán recibir publicidad relacionada con la feria o evento en el que se encuentren en ese momento en tiempo real. Además, conocer la localización de los visitantes en cada momento proporcionará a IFEMA MADRID la posibilidad de obtener un mapa de calor y ello ayudará a regular mejor el tráfico de personas dentro del recinto.

La base jurídica que permite tratar estos datos personales es el consentimiento expreso. IFEMA MADRID obtendrá información sobre la localización del dispositivo únicamente mientras el usuario esté conectado a la Wifi® de IFEMA MADRID, no siendo posible tener conocimiento sobre ello con posterioridad. La información relativa al flujo de persona que han concurrido en un mismo momento dentro del recinto de IFEMA MADRID se conservará por el responsable de forma anonimizada, no siendo posible identificar a la persona concreta portadora del dispositivo que se conectó al sistema Wifi® cuando estuvo dentro del recinto.

5. Cesión de datos a terceros

IFEMA MADRID podrá comunicar sus datos personales a terceras personas por motivos legítimos y de acuerdo con lo previsto en la normativa aplicable.

Cualquier comunicación de sus datos estará sujeta a su previo conocimiento y consentimiento, en cuyo caso Vd. será informado acerca de los datos del destinatario, los fines de la comunicación, así como cualquier otra información relevante conforme a lo exigido en la normativa aplicable. Particularmente, Vd. será informado acerca de si la persona a la que se comunican sus datos está situada en un país que no garantiza un nivel de protección adecuado de sus datos personales.

Así, IFEMA MADRID solamente realizará comunicaciones de datos personales cuando sea necesario para llevar a cabo alguna de las finalidades descritas en los apartados anteriores o en caso de obligación legal. Es posible que se realicen las siguientes comunicaciones de datos:

a) A las autoridades públicas, administrativas o judiciales, en caso de que así lo soliciten o cuando se deba cumplir con una obligación legal que lo exija;

b) A proveedores de servicios de pago cuando resulte necesario (incluyendo pasarelas de pago, instituciones financieras, bancos, etc.);

c) A proveedores de servicios postales, en caso de que resulte necesario entregar alguna mercancía;

d) A proveedores de servicios de infraestructuras o herramientas IT (proveedores de hosting, CRMs, empresas de servicios de correo electrónico, etc.)

No son considerados casos de comunicación de datos personales aquellos en los que IFEMA MADRID encarga a un tercero que trate sus datos personales en el marco de una prestación de servicios entre IFEMA MADRID y dicho tercero (p.e. un alojamiento de los datos personales en un servidor). Estos casos serán debidamente regulados a través de la firma de contratos de encargado del tratamiento.

Asimismo, tenga en cuenta que una ley puede exigir la obligación para IFEMA MADRID de comunicar sus datos personales a una autoridad judicial o administrativa o por cualquier otro motivo establecido legalmente.

Por último, por favor, le invitamos a revisar el apartado 4.5 de esta Política de Privacidad en relación con la comunicación de datos personales a plataformas digitales con fines de envío de publicidad segmentada.

6. International transfers

Le informamos que IFEMA MADRID realiza en ciertas ocasiones transferencias internacionales a destinatarios establecidos en países fuera del Espacio Económico Europeo (esto es, los países de la Unión Europea más Liechtenstein, Islandia y Noruega).

Para la óptima prestación de los servicios que ofrece IFEMA MADRID, puede requerirse que otros terceros prestadores de servicios de la Institución accedan a los datos personales de nuestros clientes (sean expositores, visitantes profesionales o de público) y/o usuarios de nuestras páginas web como encargados del tratamiento. Esto ocurre, por ejemplo, cuando contratamos con terceros desarrolladores, si necesitamos utilizar proveedores de servicios que realicen tratamientos fuera del Espacio Económico Europeo o en países que no han sido declarados con un nivel adecuado de protección y, en particular, sus datos podrían ser comunicados a nuestras Oficinas de IFEMA MADRID asignadas al país de origen del visitante o expositor, las cuales puede conocer en el espacio “IFEMA MADRID Internacional” de nuestra web. Como botón de muestra, IFEMA MADRID cuenta con representantes de la Institución en los siguientes países: Argelia, Bangladesh, Brasil, Bután, Chile, China, Colombia, Corea del Sur, Guatemala, Hong Kong, San Marino, Japón, India, Marruecos, México, Nepal, Singapur, Sri Lanka, Taiwán, Túnez, y Turquía

En cualquier caso, IFEMA MADRID ha adoptado garantías adecuadas para garantizar la seguridad y legitimidad del tratamiento sus datos, puesto que dichas transferencias se basan en la firma de Cláusulas Contractuales Tipo adoptadas por la Comisión Europea con todos los proveedores de servicios de acuerdo con lo establecido en el RGPD, o bien se cumple alguna de las excepciones recogidas en la normativa.

Para recibir más información sobre transferencias internacionales puede contactar con el Delegado de Protección de Datos (DPD) a través del correo electrónico: protecciondedatos@ifema.es.

7. Derechos respecto del tratamiento de sus datos personales

La legislación reconoce diversos derechos en relación con el tratamiento de sus datos personales. Tales derechos son los siguientes:

o Derecho a solicitar el acceso a sus datos personales;

o Derecho a solicitar su rectificación sus datos personales;

o Derecho a suprimir sus datos personales;

o Derecho a solicitar la limitación del tratamiento de sus datos personales;

o Derecho a oponerse al tratamiento;

o Derecho a la portabilidad de los datos en cuestión;

o Derecho a no ser objeto de decisiones individuales automatizadas, incluida la elaboración de perfiles; y

o Derecho a retirar el consentimiento en cualquier momento.

Tales derechos pueden ejercitarse mediante varias formas:

o Mediante el envío de una comunicación por escrito indicando en el asunto: "Ejercicio de Derechos", nombre y número DNI del remitente a la siguiente dirección: Avda. del Partenón, 5 (28042) de Madrid.

o Mediante el envío de un correo electrónico a protecciondedatos@ifema.es.

En cualquiera de esos casos, y a fin de preservar debidamente sus datos personales, deberemos confirmar su identidad, ya sea pidiéndole una identificación o una confirmación de alguno de sus datos personales.

Asimismo, puede recabar la tutela de la Agencia Española de Protección de Datos en relación con el ejercicio de sus derechos arriba señalados por medio de su página web https://www.aepd.es/.

8. Medidas de seguridad

IFEMA MADRID está altamente comprometida para cumplir con el compromiso de mantener su información segura. Para la protección de su información hemos adoptado las medidas de seguridad legalmente exigidas, usamos los sistemas más avanzados y los actualizamos constantemente para asegurarnos que no exista ningún acceso no autorizado.

9. Registro de actividades de tratamiento de datos

o 1 Posibles expositores y posibles visitantes “PEX y PVIS”

o 2 Expositores y CoExpositores

o 3 Antiguos Expositores EX PEX

o 4 Visitantes

o a) Público General

o b) Profesionales

o 5 Colaboradores / Partners / Co-organizadores de ferias.

o 6 Catálogos Online de Expositores

o 7 Catálogos de ferias ajenas

o 8 Miembros de asociaciones y colegios profesionales

o 9 Ponentes de convenciones, ponencias, conciertos, eventos de ferias y musicales

o 10 Grandes Compradores y Visitantes Coleccionistas

o 11 Listado de autoridades VIP

o 12 Tarjeta Club Feria Oro y Tarjeta Club Feria Plata

o 13 Envío de invitaciones por medios informáticos y/o postales

o 14 Envío de comunicaciones comerciales o newsletters

o 15 Prospección comercial por vía telefónica

o 16 Venta de entradas (para eventos y de terceros)

o 17 Sorteos y concursos

o 18 Datos de contacto medios comunicación y prensa

o 19 Redes Sociales

o 20 Acreditación de medios de prensa

o 21 Servicio de Delegados en el extranjero y comisionistas

o 22 Inscripción de grupos y colegios a School Days

o 23 Servicio “Punto de Encuentro”

o 24 Servicio “B2B, Agenda de reuniones”

o 25 Atención al cliente (call centre)

o 26 Servicios “Click to call” y “Click to chat”

o 27 Gestión de siniestros e incidencias

o 28 Gestión con seguros

o 29 Videovigilancia

o 30 Autoprotección: Utilización de imágenes con fines internos

o 31 Objetos perdidos, quejas y reclamaciones

o 32 Control de acceso al recinto de IFEMA MADRID

o 33 Colaboraciones vinculadas a la DSyA

o 34 Proveedores / Compras

o 35 Licitadores

o 36 Empleados

o 37 Selección de personal / Gestión de talento

o 38 Afiliación sindical

o 39 Prevención de Riesgos Laborales

o 40 Servicio médico, gestión de mutuas y seguros médicos privados

o 41 Servicio de WiFi ® patrocinada

o 42 Accidentes laborales

o 43 Grabación de sesiones

o 44 Elaboración de perfiles

o 45 Thinkids

o 46 Canal Ético

o 47 Perfilado Empleados

o 48 Realización fotografías / eventos IFEMA MADRID

o 49 Publicidad segmentada por lista clientes

o 50 Atención de derechos de los interesados

o 51 Gestión y Notificación de brechas de seguridad

o 52 Toma de temperatura corporal

o 53 Sesiones, demos y Webinars

o 54 Ferias Virtuales

o 55 Registro de contactos debido a COVID-19

o 56 Vida Silver

o 57 Requerimiento resultados de pruebas diagnósticas de COVID-19

o 58 Plataforma digital para la gestión integral de comunidades y eventos

o 59 Piloto geolocalización, mapa de calor y notificaciones push dentro del recinto